E-Mail Archivierung

Wir archivieren Ihre E-Mails rechtssicher und entlasten Ihren Mailserver.

GTSOL Services
E-Mail
Archiv

GTSOL unterstützt Sie bei der rechtssicheren E-Mail Archivierung. Durch den Einsatz einer Archivierungslösung wird die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sichergestellt. 

Die schnelle, einfache Installation und Administration spart Ihnen nicht nur Zeit. Sie verschafft Ihnen zahlreiche Vorteile. Ihre E-Mails werden revisionssicher archiviert, ohne die Kapazität ihres eigenen Servers zu belasten. 

Welche Vorteile haben Sie:

E Mail Archivierung - Was ist das?

Kurz und knapp: Es ist die manipulationssichere Aufbewahrung jeglicher Geschäftskorrespondenz via E-Mail wie zum Beispiel Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge über die gesetzliche Dauer von 6 oder 10 Jahren in einem elektronischen Archivsystem. 

E-Mail Archivierung Pflicht?

Gibt es Sie? Die Pflicht zur E-Mail Archivierung? Die Antwort ist: Ja.
Fast täglich senden wir E-Mails zur Geschäftskommunikation. Aufgrund der Bedeutung von E-Mails in der Geschäftskorrespondenz hat der Gesetzgeber bereits vor einigen Jahren in verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen festgehalten, dass relevante E-Mails über mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren sind. Das betrifft Einzelunternehmer, kleine und mittlere Unternehmen ebenso wie Konzerne.

Und trotzdem wird die rechtliche Bedeutung der E-Mail in Unternehmen häufig noch unterschätzt. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann jedoch mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

E-Mail Archivierung Preise

Gesetzliche Mail Archivierung
Konditionen:

Unser E-Mail Archiv bietet Ihnen eine Speicherkapazität von 5 GB. Eine Erweiterung ist problemlos möglich.
Jeder zusätzlich begonnene GB kostet nur 1 € im Monat.

E-Mail Archivierung gesetzliche Vorgaben

Warum müssen E-Mails archiviert werden?

Das Standardprogramm mit dem Sie in ihrem Unternehmen E-Mails senden und empfangen, erfüllt die gesetzlichen Vorgaben – E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren – nicht. Zum einen könnten Sie E-Mails nachträglich verändern, ohne dass es nachvollziehbar wäre. Zum anderen ist die Vollständigkeit der Daten nicht nachvollziehbar.

Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens.

Für wen ist E-Mail Archivierung Pflicht?

Sie ist verpflichtend für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften sowie juristische Personen i.S.d. §33 HGB. Kurzum, Sie ist verpflichtend für alle Unternehmer, Selbständigen und Freiberufler. 

Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich müssen alle Schriftstücke, die zur Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder dem Widerruf eines Handelsgeschäfts dienen, aufbewahrt werden. Dazu zählen sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails inklusive Anhänge. Weiterhin sind alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug archivierungspflichtig (vgl. § 147 AO).

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sowie Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen gemäß § 147 Abgabenordnung 6 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden. Beinhalten die E-Mails hingegen Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte beträgt die Frist zur Aufbewahrung 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Das heißt, für eine Rechnung, die Sie am 5.5.2020 geschrieben haben, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1.1.2021 und endet am 1.1.2031.  

In welcher Art und Weise müssen E-Mails archiviert werden?

Gesetzlich ist keine bestimmte Speichertechnologie vorgegeben. Es kommt vielmehr darauf an, dass eine fälschungssichere (revisionssicher) und verlässliche Speicherung der elektronische Korrespondenz im Archivsystem gewährleistet ist. Dabei greifen die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch), der AO (Abgabenordnung) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Was heißt E-Mail Archivierung nach DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung definiert übergreifend die Grundlagen für eine rechtskonforme Datenverarbeitung – und erlegt damit auch der E-Mail Archivierung Rahmenbedingungen auf. Zum Beispiel gibt es Fälle, in denen eine Archivierung nur eingeschränkt oder gar nicht gestattet ist. Dazu zählen unter anderem private E-Mails, die E-Mail Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Betriebsrat, -arzt sowie der Mailverkehr bei Bewerbungen. Mehr erfahren 

Was heißt E-Mail Archivierung nach GoBD?

Alle Unternehmer müssen bei der digitalen Archivierung ihrer aufbewahrungspflichtigen Dokumente uneingeschränkt sicherstellen, dass diese revisionssicher archiviert sind. Hierzu wurden folgende Kriterien seitens des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme für die Aufbewahrung von Dokumenten definiert:

  • E-Mails müssen ordnungsgemäß, sprich rechtskonform und geregelt in einem Archivsystem aufbewahrt werden. 
  • E-Mails müssen für eine lückenlose Dokumentation vollständig erfasst und abgelegt werden.
  • Aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen zeitnah verarbeitet und abgelegt werden. 
  • Jede archivierte E-Mail muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderlich abgelegt werden.   
  • Zum Schutz personenbezogener Daten darf nur Zugriff haben, wer berechtigt ist.
  • Archivierte E-Mails müssen kurzfristig wiederauffindbar und reproduzierbar sein. 
  • Erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist dürfen archivierte Dokumente aus dem Archiv gelöscht werden. 
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden, damit die Herstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
  • Bei Aktualisierungen des Archivs oder gar Migration auf neue Plattformen dürfen Informationen nicht verloren gehen.

In Kurzform heißt das: Alle relevanten E-Mails und deren Anhänge müssen vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.

Rechtlicher Hinweis

Die vermittelten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Im konkreten Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisierten Rechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen.

E-Mail Archivierung Software

E-Mail ist eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in ihrem Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern ihrer Mitarbeiter.

Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren. Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird.

Rechtssicherheit

Unser deutscher Hersteller MailStore ist zertifiziert für alle gesetzlichen Anforderungen in D-A-CH.

DSGVO-konform

Die E-Mail Archivierungslösung ist zertifiziert nach DSGVO.

Alle Formate

Archivierung aller gängigen E-Mail Formate und Server. Unterstützt Microsoft Office 365.

Schutz vor Datenverlust

Schutz vor E-Mail Verlusten und langfristige Gewährleistung der Wiederherstellbarkeit.

Flexibler Zugriff

MailStore Server bietet flexiblen Zugriff auf archivierte Daten.

Zentral und schnell

Zentraler Sicherungspunkt für E-Mails und schnelle Suchfunktion in Mails und Dateianhängen.

GTSOL – E-Mail Archivierung as a Service

Als E-Mail-Archivierungs-Service-Provider bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mails extern zu sichern und dadurch Ihren eigenen Mailserver um bis zu 70 % zu entlasten.

Zusätzlich bietet Ihnen Ihr externes E-Mail-Archiv Schutz vor Datenverlusten. Im Falle einer technischen Störung Ihres Mailservers oder eines Cyberangriffs sind Sie durch die externe E-Mail-Archivierung in der Lage, den eigenen Server rasch wieder instand zu setzen. Währenddessen haben Sie vollen Zugriff auf Ihre Daten im E-Mail-Archiv. Die verloren gegangenen Mails sowie versehentlich gelöschte Nachrichten können Sie ganz einfach mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen. 

Wir wollen Sie nicht überreden, sondern überzeugen – Testen Sie uns.

Voriger
Nächster

In Abhängigkeit von ihrer Server-Infrastruktur zahlen Sie eine einmalige, geringe Einrichtungsgebühr. 

Nach 30 Tagen entscheiden Sie, ob Sie unseren Service weiterhin in Anspruch nehmen wollen. Fragen?

Warum GTSOL der richtige Partner für Ihre E-Mail Archivierung ist?

 

Sind Sie mit unserem Service und der Qualität der Archivierung zufrieden, können Sie Ihre Archive nahtlos weiterführen. 

Falls Sie nach 30 Tagen nicht zufrieden sind, können Sie Ihre Instanz ganz einfach löschen. Es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.

  • Microsoft Exchange Online / Microsoft 365 (Modern Authentication)
  • Microsoft Exchange 2019
  • Microsoft Exchange 2016
  • Microsoft Exchange 2013
  • G Suite, Gmail
  • MDaemon E-Mail-Server
  • Kerio Connect (Kerio MailServer)
  • IceWarp Server
  • E-Mail-Archivierung ohne eigenen E-Mail-Server (z. B. Hosted Exchange oder POP3/IMAP-Postfach beim ISP)
  • Linux-basierte E-Mail-Server
  • Intra2net Appliance Pro / Business Server
  • hMailServer
  • SmarterMail
  • Tobit David.fx
  • Zimbra Collaboration Suite

Outlook, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird und Mozilla SeaMonkey.

EML- und MSG-Dateien, Outlook-PST-Dateien oder MBOX-Dateien.

  • Sie können von überall auf Ihr Archiv zugreifen, sofern Sie mit Internet verbunden sind.
  • Sie können Ihr Archiv mittels eines Plugins in Outlook integrieren.
  • Sie können per Desktop App zugreifen.
  • Browser-Zugriff und Smartphone-Einbindung sind ebenfalls möglich.

Unsere Partner

Sophos Firewall kostenlos - 3 Jahres Lizenz

Kontaktieren Sie uns

Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder eine E-Mail.